网络商务信息如何整理(网络商务信息的特点)

作者 | 新浪微博@Heidixie

来源 |《程序员》杂志

高效获取信息非常重要，但不是最终目的，最重要的是真正用好这些信息，消化信息为己所用，最后沉淀出自己的知识。舒缓的周末时光，分享一篇Heidixie的“高效工作的信息搜集及管理术”，一起充电加油！

　　壹

信息搜集及整理循环图

“信息搜集及整理术”包含三个关键阶段：

搜索：“找信息”——用各种搜索渠道快速找到所需的精准信息。

集成：“存信息”——把找到的信息，定制成为个人资料库，按照自定义主题，分类存储在方便访问的地方。

整理：“理信息”——定期对所集成的信息进行整理（归类、去重、留精、加可供搜索的标签等），能够显著提升信息搜索效率。

　　贰

高效搜索术

　　1. 建立你的主题关键词

　　建立自己关注的核心关键词是重要的一步。主题关键词有几个好处：

　　建立方向提醒：时刻明白对自己真正有价值的是什么，主动保持该类信息的更新；而那些无关紧要的，则可以少看或者不看。

　　主动获取信息：使用各种订阅、集成工具更有目标，用这些词订阅，让信息主动找你。

　　减少无聊时间：若找不到想干的事，最起码可以搜索下你的主题词，找点好玩的文章或动态。

Heidi的主题关键词

　　主题词建好之后，并不是一成不变，需要定期结合自己的工作评估及更新。

　　2. 用好你的搜索引擎

　　主题关键词让我们知道自己时刻应该关注什么，接下来就是要更高效地去找这些信息！搜索引擎是非常重要的信息获取入口。

找准关键词，事半功倍！

　　很早之前，我偶然看到两张图片。我很喜欢这两个图片，所以希望看到更多类似的图片。

用何种关键词来检索这两种图片呢？

可是，首先这种图叫什么图呢？

先在脑子里头脑风暴下应该用的关键词，叫什么呢？插图？图表？手绘图？插画？这些关键词搜索出来的结果真让人沮丧。但是，根据搜索结果的提示，一步步更换关键词直至找到靠谱的结果。而最终，当我找到这个词后，就找到宝藏了——要上图中左侧类型的图，请尝试用“可视化思考”，或用google搜索“visual thinking”，要找更多图3中右侧类型的图，请尝试用“信息图”，或“infographic”。

所以，在搜索中，要不断地更换更贴切的关键词，而不是一直打擦边球。如何找到贴切的关键词呢？从你觉得可行的第一个关键词开始，不要轻言放弃，根据每次搜索结果出来的线索跟踪，不断更换关键词，直至拿到结果。

更换语言，别有洞天

有时更换为英语能够让你获取更精准的结果。主题词要中英双语版，既然很多中文的结果是从英文翻译过来的，直接查看源文章显而易见信息遗漏较少。

更换搜索方式，殊途同归

若网页搜索不能获得所要结果，可以变换搜索类型，比如搜索图片，再通过图片链接到有价值的网站。我常用的则是文件搜索，与普通网页相比，这些文档通常意味着更好的更系统化的组织，从而让你的信息获取更加有效。

如何用搜索引擎搜索文档呢？

如果你使用google，在检索词前加入inurl:pdf。

如果你使用百度，在检索词前加上filetype：all，如要特定PDF格式则输入：filetype：PDF

用百度搜索“商务智能”文档

别忘记了专业网站

　　专业网站让你免除在大量的垃圾信息里找所需资料的苦恼，信息往往更加聚焦。我经常用到的专业性搜索网站有：

slideshare.net——PPT分享网站，很多国外制作优良，内容丰富专业的PPT。

MBA智库——专注于经管领域的资料库。

维基百科——如果在墙外或者会翻墙的话。

若非敏感词的话，百度百科也是不错的资源。

向书籍里找搜索提示

　　没有关键词灵感的时候，还可以从书的目录去获取关键词提示。除了目录，专业书籍里面隐含很宝贵的可供挖掘的信息。如果知道自己的主题关键词，你的信息嗅觉就会非常灵敏，在某个契机下，抓住线索不放，往往不经意中探得捷径。

　　叁

便捷的集成

集成是信息的集中归档。搜索引擎固然方便，可是若一些常用的东西，未必每次都需要搜索。而是可以在自己的电脑上建立个人资料库。不管是否有网络，都能够随时查阅。

我会习惯将搜索到有价值的文档、网页、图片存储在自己的电脑里，可是，这些资料一旦存到硬盘里，却石沉大海。下次若需要，却还是求助于搜索引擎。而另一方面，电脑文件夹却又日渐庞大，要经常删除文档以腾挪出空间。这种方法还有一个弊端，那就是多台电脑使用时，就要借助移动硬盘或U盘，从而一份东西，居然要三处备份。

后来也有国内的一个好的服务，比如云盘，实现云端、多电脑客户端共享文件，解决了多个客户端同步存储的需求。但是我日常工作中，还时少不了以下几个小应用，来作为集成手段的有效补充。他们的特点是：

调用方便——不用像使用网盘那样需要先存储下来再上传，随时能够调取使用，不用中断当前工作。

高效检索——能够对所集成的文档加标签，关键词，甚至能够全文检索。

云端、客户端同步

1. Evernote便捷集成

Evernote提供剪辑工具可以添加到chrome浏览器的应用，从而阅读网页时可以随时调用归档待读资料。

evernote的便携集成工具

evernote可以添加到outlook插件，帮你在阅读邮件时收藏重要邮件：

如果是PPT或PDF电子书籍怎么办呢？其实evernote完全可以帮你归档重要的文档呢。

Evernote的搜索功能也比较强大，能够进行PDF的全文检索。

Evernote的云端同步功能就更方便了。电脑上剪辑的文档，同步后，手机客户端、ipad客户端都可以即刻访问到，连U盘的功能也取代掉了。

　　2. 用花瓣网集成图片

用花瓣网集成图片

　　原来我的电脑里必有一个文件夹，叫做图片集，专门放置来自于网络的各种图片，分门别类，存在电脑上，也自然会遇到同样的问题，检索困难，体积庞大，同步不易……

　　有了花瓣网（huaban.com）后，也将花瓣网的采集工具加到Chrome浏览器应用里，可以随时采集网页上的各种图片。这些采集工作和Evernote剪辑工具一样，随时调用，不会中断你当前的工作流。

　　如此，每次采集都可以将图片放到自己的分类里。你可以不常去花瓣网，但是资料库却一天天丰满了。

　　肆

养成定期整理的好习惯

能够高效获取信息，又能够将信息方便集成，但是若没有定期的整理，难免时间长了又会趋于杂乱。就如要定期打扫收拾家务一样，这是必不可少的重要一步。“整理”一词包含了“检查并调整归类”，“删除不需要的文档”，“添加可便搜索的标签或关键词”等。

平时，电脑文件夹或者Evernote笔记本里，我都会设置一个“临时文件夹”，以便存放一些暂时无法归类的文档或资料，而定期就要着重看一下这些临时文件夹，将里面的文档妥善安置到对应的分类里，以免临时文件夹名不副实，成了一个大杂烩。

1. 不要让你的evernote爆炸掉

建立了你的主题关键词后，evernote的笔记本也可以建立相应的名称，以便于归类不同的资料、文档、图片等。Evernote会自动按照笔记本的数字及字母顺序排序，所以在数字前加字母ABC就形成了两级的排序。同时，字母ABC又可区分3个大的种类，可以任意拓展其中一个分类，而不会影响其他。

TEM笔记本很重要！

不管分类再如何完善，都不可避免有时匆忙之中，找不到一个合适的分类而乱存放信息。所以，满足足够的拓展性，建议设置一个叫Tem（Temporary的简写）的笔记本。一可以让你迅速存储，二可以形成待办事项——没事可做的时候，最起码你能整理这个文件夹。

2. 勤检查你的电脑文件夹

我们的工作大部分都要依赖自己的电脑笔记本，若电脑文件夹缺乏条理，也会很影响工作效率。比如要协调多方的工作，很多人的工作都需要放到共享盘里的文件夹里交换维护。所以建立一套标准化的文件夹体系很重要。

复杂的内容协作文件夹体系

我的电脑的文件夹体系：

Heidi的文件夹体系

文件夹的设立原则：

每级目录尽量控制在7个文件夹左右，尤其是根目录不宜太多。

假想中的任何文件都能够找到归属。比如家庭成员突然发过来一些合影照，你应该放到那里。TEM文件夹的作用在于临时，你自然可以将这些文档堆到TEM文件夹里，但是TEM其实相当于临时收容所，不等于固定的住所。

每个文件夹下都预留一个临时文件夹，以防当新接收到的文件因为不知道如何归类而导致根目录无限扩张。

序号能够让排序查找更为轻松。在浏览文件夹的时候，能够出现优先级的顺序。

文件夹序号命名法

4. 我所理解的桌面

“桌面”是一种快捷方式，作用在于：

快捷方式：放常用的文档和软件快捷方式，便于直接找到它们。

一级的临时文件夹。

桌面也是临时文档的收容所。比如别人发过来的文档，你暂时没时间读，也不知道如何归类，往往很多人会存放到桌面。我认为这也是很正确的决定。最起码你开机的时候可能会看到它。

但是我们的“桌面”却被滥用了。它被放满了根本不需要的各类快捷方式，时间长了，你真正所需的快捷方式和有价值的临时存放就没有任何意义。

我建议的桌面应该是这样的：

背景设置为让你身心愉悦的照片，比如你和家人的合影。

存放不超过10个常用工具的快捷方式。

建立TEM文件夹——不然你的桌面可能也会不出一个月就膨胀了。

其实，电脑的任务栏也是非常重要的快捷方式领地，而且不需要回到桌面随调随用。

信息的搜集再多，信息的整理再有条理，若不学以致用，也顶多是建立了一个丰富的个人知识库罢了。所以最重要的是真正用好这些信息，结合自己的工作、生活，勤思考，多实践，消化这些信息为自己所用，然后沉淀出自己的知识来。

除了在工作中学以致用外，写专业博客也是很好的转化信息的手段，“教胜于学”，写博客为示人，求指点，求交流，必然会照顾行文章法逻辑，用体系串联起所读，所做，所感，所思，所得。为照顾逻辑严密，也少不得多加思考，多加质疑，所以每次完成一篇专业博客，也如同自己好好上了一课，也消化了多种信息到自己的知识体系内，这种转化，比单纯集成起来定期阅读有效多了。

虽然这是Heidixie在2012年写的文章，但这些方法仍旧很实用，关键是作者搜集信息、集成和整理信息的思路和方法，是不是对你有所触动呢，从学习到实践，一起动起来！